سجل التواصل بين الأسرة والمدرسة

سجل مستمر لكل تواصل مع أولياء أمور الطالب خلال فصل دراسي أو سنة دراسية كاملة — من جرى الاتصال به، وكيف، وفي أي موضوع، وما هي الخطوة التالية. يُعبَّأ سجل التواصل بين الأسرة والمدرسة هذا مرة واحدة ببيانات الطالب وجهات الاتصال، ثم يُضاف سطر جديد إلى جدول السجل في كل مرة تتصلون فيها بولي أمر أو تراسلونه أو تجتمعون به بخصوص هذا الطالب. احتفظوا به في ملف الطالب حتى يتمكن أي موظف من الاطلاع على تاريخ التواصل دون الاعتماد على الذاكرة أو ملاحظات متفرقة.

---

القسم 1: بيانات الطالب وسجل المتابعة

اسم المؤسسة / المدرسة: [اسم المؤسسة]

الاسم الكامل للطالب: [الاسم الكامل للطالب]

الصف / المستوى / المجموعة: [الصف أو المستوى]

السنة الدراسية / الفصل المعني: [السنة الدراسية أو الفصل]

المعلّم المسؤول: [اسم المعلّم المسؤول]

تاريخ بدء السجل: [تاريخ بدء السجل]

سجل واحد لكل طالب في كل سنة دراسية يجمع التاريخ كله في مكان واحد — ابدأوا صفحة جديدة كل سنة بدلًا من ترحيل الإدخالات القديمة.

---

القسم 2: بيانات اتصال أولياء الأمور المسجّلة

ولي الأمر 1 — الاسم وصلة القرابة: [اسم ولي الأمر 1 وصلة القرابة] مثال: الأم، الأب، الوصي القانوني، أو غير ذلك.

ولي الأمر 1 — الهاتف / البريد الإلكتروني: [بيانات اتصال ولي الأمر 1]

تسجيل بيانات الاتصال مرة واحدة هنا يجعل كل إدخال في السجل أدناه يكتفي بذكر ولي الأمر الذي جرى التواصل معه، دون تكرار بياناته الكاملة في كل مرة.

---

القسم 3: جهة اتصال ولي الأمر الثاني (إن وجدت)

ولي الأمر 2 — الاسم وصلة القرابة: [اسم ولي الأمر 2 وصلة القرابة]

ولي الأمر 2 — الهاتف / البريد الإلكتروني: [بيانات اتصال ولي الأمر 2]

تجاهلوا هذا القسم إذا كانت هناك جهة اتصال واحدة فقط مسجّلة لهذا الطالب.

---

القسم 4: كيفية تعبئة سطر في السجل

كل سطر أدناه يمثّل تواصلًا واحدًا. استخدموا لغة موجزة ودقيقة — دوّنوا ما قيل واتُّفق عليه فعليًا، لا انطباعًا عامًا:

• التاريخ — التاريخ الذي جرى فيه الاتصال فعليًا.
• الوسيلة — مكالمة هاتفية، بريد إلكتروني، لقاء حضوري، رسالة عبر التطبيق/البوابة، ملاحظة مكتوبة تُرسَل إلى المنزل، أو غير ذلك.
• المبادر بالاتصال — اكتبوا “المدرسة” أو “ولي الأمر” بحسب من بادر بالتواصل أولًا.
• الموظف المعني — من قام بالاتصال أو تلقّاه، حتى يعرف الزميل الذي يتولى الصف لاحقًا إلى من يتوجّه بالسؤال.
• الموضوع وملخص النقاش — موضوع الاتصال وما قيل أو اتُّفق عليه فعليًا — بدقة كافية تتيح لشخص لم يكن حاضرًا أن يفهم ما جرى.
• المتابعة اللازمة — اكتبوا “لا شيء”، أو دوّنوا الإجراء المطلوب ومن يتولى مسؤوليته (مثال: “نعم — معاودة الاتصال يوم الجمعة، إ. أحمد”).

هل استُخدمت أوراق إضافية لمتابعة هذا الطالب؟: [أوراق إضافية مستخدمة — نعم أو لا] اختاروا “نعم” فور امتلاء الجدول أدناه وإرفاقكم صفحة إضافية لبقية الفصل الدراسي.

إذا كان التواصل يتعلق بمخاوف تتعلق بحماية الطفل، اتّبعوا إجراء حماية الطفل الخاص بمؤسستكم ودوّنوه في ملف حماية الطفل المناسب — هذا السجل هو سجل تواصل، وليس بديلًا عن ذلك الإجراء. اقتصروا في الإدخالات على ما يلزم لمتابعة الاتصال نفسه؛ وتجنّبوا تدوين تفاصيل شخصية حساسة هنا، فمكانها ملف آخر أكثر تقييدًا.

---

القسم 5: إدخالات سجل التواصل

التاريخ	الوسيلة	المبادر بالاتصال	الموظف المعني	الموضوع وملخص النقاش	المتابعة اللازمة

أضيفوا سطرًا في كل مرة تتواصلون فيها مع ولي الأمر هذا، بترتيب التاريخ. اطبعوا وأرفقوا نسخة إضافية من هذا الجدول عند امتلائه — لا تُكدّسوا إدخالات جديدة في هوامش صفحة ممتلئة.

---

القسم 6: لاستخدام المؤسسة (اختياري)

مرجع مدة الاحتفاظ (وفق سياسة مؤسستكم الخاصة بحفظ السجلات): [مرجع سياسة الاحتفاظ] لا يحدد هذا النموذج مدة احتفاظ معينة — تعتمد مدة الاحتفاظ بهذا السجل على سياسة مؤسستكم الخاصة بحماية البيانات وحفظ السجلات. دوّنوا المرجع أو المدة التي تحددها سياستكم.

راجع السجلَّ (إن راجعه أحد المسؤولين): [اسم من راجع السجل]

تاريخ المراجعة: [تاريخ المراجعة]

اتركوا هذا القسم فارغًا للاستخدام الروتيني — فهو مخصص فقط للمؤسسات التي تتطلب مراجعة دورية لسجلات التواصل من قِبل أحد المسؤولين.

---

كيفية استخدام هذا النموذج

• استكملوا القسمين 1 و2 مرة واحدة، عند فتح السجل لطالب في بداية السنة الدراسية أو الفصل.
• أضيفوا القسم 3 فقط إذا كان هناك ولي أمر ثانٍ مسجّل — وإلا تجاوزوه.
• أضيفوا سطرًا إلى جدول القسم 5 في كل مرة يجري فيها تواصل مع ولي أمر بخصوص هذا الطالب — مباشرة بعد التواصل وبينما التفاصيل لا تزال حاضرة في الذهن، لا من الذاكرة بعد أيام.
• اجعلوا الملخص دقيقًا وواقعيًا: “شرح نمط عدم إنجاز الواجبات هذا الأسبوع واتُّفق على متابعة يومية” مفيد لاحقًا؛ أما “تحدّثنا عن الواجبات” فلا فائدة منه.
• عيّنوا لكل متابعة بـ”نعم” مسؤولًا محددًا بالاسم، وتاريخًا إن أمكن — فالمتابعة المفتوحة دون مسؤول تُنسى غالبًا.
• هذا السجل سجل تواصل، وليس ملف قضية — أي مخاوف تتعلق بحماية الطفل، أو شكوى رسمية، أو أي أمر يتطلب تقرير حادثة منفصلًا يجب توثيقه عبر إجراء مؤسستكم الخاص، مع الاكتفاء بإشارة موجزة هنا إن كانت ذات صلة.
• احتفظوا بالسجل المكتمل في ملف الطالب طوال المدة التي تقتضيها سياسة الاحتفاظ الخاصة بمؤسستكم؛ وهذا يختلف بحسب المدرسة والمنطقة والبلد، لذلك لا يحدد هذا النموذج مدة معينة.